هوش سازمانی ترکیبی از تمام مهارت های مورد نیاز و استفاده شده توسط سازمان می باشد. این مهارت ها هستند که به تغییرات منتهی می شوند ، در عمل و عکس العمل سریع می شوند ، انعطاف پذیر و راحت بودن را شامل می شوند ، قادر به استفاده از تخیل می باشند. استفاده از مهارت های ذکر شده نیاز به ساختار مناسب و عملکرد سازمان ، مدیریت موثر و استفاده از منابع انسانی ، عوامل عاطفی ، تکنولوژی ، دانش و یادگیری و توانایی سازمان را در پی دارد. با این حال ، پیشرفت سریع تکنولوژی در قرن بیست و یکم در برقراری ارتباط شناختی ، نتایجی که از طریق انجام مطالعات در زمینه های علمی مانند تدریس و یادگیری به اجرا درآمده موجب شده است تا بحث ها بالا بگیرد.
روانشناسان هوش را به عنوان توانایی عملکرد موثر در زندگی تعریف کرده اند. مردمان هوشمند کسانی هستند که به کسب دانش و مهارت ماحصل تجربه برای مدیریت کارآمد و وظایف زندگی روزمره سوق داده می شوند. یکی از جنبه های بسیار مهم هوش پذیرفتن تغییرات پویای جهانی ، تغییر محیط زیست ، مهارت ها و دانش حاصل از تجارب گذشته که غیر قابل انکار و چالش انگیز می باشد. اطلاعات موثر شامل استفاده از سیستم های موجود در یادگیری ، گسترش ، ارتقاء دانش موجود ، تجزیه و تحلیل شرایط جدید ، توسعه شرایط جدید و راه حل هایی که برای کمک به ارتقای سطح کیفی محیط انجام می شود.

سازمانها نیز باید همان کارهایی که موثر می باشد و برای تغییر محیط سازمانی اثربخش می باشد را انجام دهند. آنها باید سیستم ها و داده های داخلی را بر اساس تجربیات گذشته ادامه دهند ولی باید به اندازه کافی حساس به محیطهای متغیر و قابل انعطاف برای توسعه سیستمها و دانش جدید برای کنار آمدن با این تغییرات باشند.
بنابراین هوش سازمانی درسازمانهای پیچیده امروزی برآیند وترکیبی از دو هوش فعال انسانی وهوش مصنوعی ماشینی خواهد بودکه بی تردید مدیران سازمانها برای پویائی وافزایش کارائی سازمان خود راهی جز بهره گیری از این دو جریان هوشمند نخواهند داشت .
هوش یک مفهوم مبهم است که در بسیاری از زمینه ها سعی در تعریف آن شده است. برخی از تعاریف بدین شرح می باشد. برخی از مربیان هوش را توانایی یادگیری تعریف کرده اند. برخی از زیست شناسان ، توانایی تطبیق خود با محیط زیست را هوش نامیدند. برخی از روانشناسان توانایی اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مورد نظر از طریق استدلال را عامل هوش برشمردند. برخی از والدین تصور می کنند که هوش مختص فرزندان آنها می باشد. برخی از مدیران هوش را به عنوان یک جلوه با کیفیت و شخصیتی است که به آنها داده می شود و همچنین تصور اینکه مدیران دیگر از آن بی بهره می باشند.
تی ماتسودا^[۱۷] ژاپنی یکی از پدیدآورندگان نظریه هوش سازمانی، هوش سازمانی را ترکیبی ازدو عامل هوش انسانی وهوش ماشینی می داند. مدل هوش سازمانی که ماتسودا معرفی می کند باعث یکپارچگی پردازش دانش انسان و دانش بر پایه ماشین در توانایی حل مسئله می شود.
بر خلاف خیلی ها ماتسودا تاکید می کند هوش ماشینی یک بخش یکپارچه از هوش یک سازمان است.از نظر وی کار سازمانی که در واقع یک کار گروهی و تعاونی می باشد هم شامل عامل حل مسئله انسانی می باشد و هم شامل عامل حل مسئله ماشینی.
از نظر ماتسودا هوش سازمانی، بطور کلی مجموعه توانایی های ذهنی یک سازمان تعریف می شود. بنابراین هوش سازمانی ماتسودا دارای دو جزء است. هوش سازمانی به عنوان یک فرایند و هوش سازمانی به عنوان یک محصول.
هوش سازمانی به عنوان یک فرایند، تجزیه و تحلیل تئوریک یک سازمان را با مجموعه ای از فرآیندهای فرعی فراهم می سازد و هوش سازمانی به عنوان یک محصول خط مشی ترکیبی و طرح و راهنماییهایی جهت طراحی سیستم اطلاعاتی برای سازمان تهیه می کند.البته این دو جزء از یکدیگر منفک نبوده و به عنوان دو عامل وابسته به یکدیگر در سازمان عمل می کنند.
از سویی دیگر کارل آلبرشت^[۱۸] نویسنده و طراح هوش سازمانی،هوش سازمانی را اینگونه تعریف می کند:
“ظرفیت قوه ی ذهنی سازمان برای انجام وظیفه یا یک اقدام مهم”
از نظر آلبرشت هوش سازمانی دارای هفت بعد است:
۱- تصور استراتژیک ۲- سرنوشت مشترک ۳ – میل به برای تغییر ۴- روحیه ۵- صف بندی وتجانس(سیستمها،ساختاروقوانین) ۶- گسترش دانش ۷- فشارعملکرد
او می گوید سازمانی که در جهت پتانسیل نهایی خویش در حرکت است برای یک توسعه ی همه جانبه باید بطور مداوم در هر هفت بعد کلیدی پیشرفت کند.
آلبرشت برای استفاده ی درست از هوش سازمانی سه گام اساسی توصیه می کند.
گام اول): آغاز اندیشیدن مدیران:
بهترین راه برای رهبران ارشد یک سازمان اندیشیدن و صحبت کردن درباره ی اقدام مهم به عنوان عمل یا عملیات با هوش می باشد. همیشه باید این سؤال توسط رهبران مطرح شود که چگونه هوشمندانه تر عمل کنیم؟
گام دوم): دادن قدرت و اختیار فکر کردن به کارکنان:
وقتی که پایین ترین و ساده ترین کارگر یا کارمند یک سازمان باور کند که ایده ها، تجارب، بینش، و افکار و پیشنهادات او مورد توجه قرار می گیرد تحسین می شود و این مسئله باعث می شود که قدرت ذهنی فرد آزاد گردد و موجب خلاقیت و ابتکار کارکنان بشود.
گام سوم): تهاجم بی وقفه و سیستماتیک به سمت علل جهالت و نادانی دسته جمعی:
از جمله عوامل و عللی که موجب جهالت و رکود خلاقیت و ابتکار کارکنان در سازمان می گردد عبارتند از:
۱-ساختار سازمانی که باعث ایجاد شکافهایی بین بخش ها و دسته های سازمانی می شود.
۲-سیاست ها، قوانین و مقرراتی که با فرایند ارزش ها مغایرت دارد.
۳-مدیران بی رقیب، بی تاثیر و غیر پویا
۴-رفتارهای فرامدیریتی که افراد سازمان را بی انگیزه می کند.
۵-رفتارهای نا عادلانه که اخلاق و مفهوم سرنوشت مشترک را تخریب می کند.
آلبرخت معتقد است؛ وقتی افراد با هوش در یک سازمان استخدام می‌شوند، به بی‌علاقگی‌ دسته‌جمعی یا حماقت گروهی[۱۸] تمایل پیدا می‌کنند. عموماً سازمانها بیش از آنکه توسط رقبایشان آسیب ببینند، خودشان به خود آسیب می‌زنند. نداشتن مهارت اجرایی، جنگهای اداری، مبارزات سیاسی در همه سطوح، اختلال سازماندهی، قوانین و رویّه‌های بی‌معنا، همه توطئه‌هایی برای جلوگیری یک تجارت و به کارگیری همه نیروی مغزی است که برای آن پول می‌پردازد.
ممکن است انسانها خیلی باهوش و برای انجام دادن کارهای بزرگ توانمند باشند، اما این نیروی تجمعی مغزی آنهاست که باعث انجام فعالیتهای بزرگ می‌شود.
هوش سازمانی عبارت است از ظرفیت یک بنگاه برای به کارگیری همه نیروی مغزی‌اش، و تمرکز آن نیروی مغزی بر انجام مأموریتش.
از نظر ریاضی، هوش سازمانی (OI) عبارت است از:
هوش خالص = نیروی مغزی در دسترس(مجموع IQ) –آنتروپی(بی‌نظمی) + سینتروپی(سینرژی)
برای عملیاتی کردن این ایده:
ابتدا مدیران از خود سؤال کنند چگونه می‌توانیم هوشمندانه‌تر عمل کنیم؟
گام بعدی این است که به افراد اجازه دهیم فکر کنند. زمانی که حتی پایین‌ترین کارگر ما بداند ایده‌ها، تجربه‌ها، بصیرتها و پیشنهادهای او شنیده و قدردانی خواهد شد، در واقع دانش بیشتری از آنچه استخدام کرده‌ایم به کار می‌گیریم و نیروی مغزی را بیش از آن مقدار که برای آن پول می‌پردازیم، به دست می‌آوریم.
گام سوم، یک حمله سیستماتیک، پیوسته و بی پایان به علل حماقت تجمعی است. باهوش‌ترین سازمانها باور دارند که: «هیچ وقت خوب، به اندازه کافی خوب نیست» (آلبرخت، ۲۰۰۳).
۲-۱-۲-هوش سازمانی چیست؟
هوش سازمانی به معنای کسب دانش و اطلاعات جامع از همه عواملی که بر سازمان تاثیر می گذارد. منظور از همه عوامل یعنی اطلاعاتی که از مشتریان، ارباب رجوع ، رقبا، محیط اقتصادی، محیط فرهنگی ، فرایندهای سازمانی (مالی، اداری، حفاظتی، تولیدی ، منابع انسانی، بودجه و…) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می‌گذارد هوش سازمانی است. هوش سازمانی شما را برای تصمیم‌گیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکت‌ها توانمند می‌سازد.
هر کارمند می‌تواند وظیفه اش را به نحو احسن انجام دهد، اگر تصمیم‌گیری‌ها در سازمان‌ها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام می‌داده‌اند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا می‌گردد. وعده ای که هوش سازمانی به شما می دهد یعنی وعده دسترسی فوری به همه دادهای موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخص‌های عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید.
چه اتفاقی رخ می‌داد اگر می‌توانستید بی‌نهایت کاوش در اجزا در داده‌های موجود و از منظرهای متفاوت^[۱۹]به عمل تجزیه اطلاعات به بخش‌های کوچک‌تر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیم‌گیری‌ها گفته می‌شود.) می‌نمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح (تراکنش‌ها^[۲۰])، این داده‌ها می‌آیند کارتان را بهتر انجام می‌دادید؟
هوش سازمانی به همه شرکت‌ها کمک می‌کند تا از طریق گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرائی زیاد و سعی و خطا بدست آورند.
متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارش‌گیری تحلیل و دسترسی به داده‌ها کم می‌آورند، بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌گیری شرکت‌ها جزء اولویت‌های مدیران ارشد مالی^[۲۱] در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت.
OI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهد
دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد و کارمندان سازمان IT بلکه همه مدیران و تصمیم‌گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر می‌کنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟
۲-۱-۳-چرا هوش سازمانی؟
امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حل OI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها را متمایز نماید. این راه‌حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان (ارباب رجوع) و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه‌حل این امکان را به سازمان ها می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را حس کنند. امروزه سازمان‌های پیشتاز صحبت از ERP و CRM و… نمی‌کنند، رویکرد سازمان‌ها به سمت OI است. آنها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
در یک دهه گذشته بسیاری از سازمان‌ها سرمایه‌گذاری‌های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کرده‌اند. در اقتصاد امروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمان‌ها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایه‌گذاری کرده‌ایم؟» و اینکه «از این سرمایه‌گذاری چه سودی برده‌ایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه‌گذاری در OI در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیم‌گیرندگان در حوزه IT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه‌گذاری ۹/۱% در زمینه IT برخوردارند ولی ۴۵% آنها نیاز به خرید ابزارهای OI را دریافته‌اند و برای آن اقدام می‌کنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمان‌ها به OI علاقه‌مند شده‌اند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.
در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می‌شود. سازمان‌ها و شرکت‌ها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر می‌کنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمان‌ها است. دلیل دیگر استفاده از OI اقتصاد است. بقای سازمان‌ها و شرکت‌ها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.
۲-۱-۴-کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها
در سازمانی که OI در آن بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند. به منظور افزایش درآمد، شرکت‌ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است.