فرایند اجرای نظام مدیریت اسناد و مدارک می‌تواند به مراحل مختلفی تقسیم شود:

جدول ۲-۴: فرایند اجرای نظام مدیریت اسناد و مدارک

مرحله

توصیف

مجری

تحلیل محتوا^[۷۰]

مشخص کردن مدارکی که باید فهرست شوند و در شبکه موجود باشند.

مدیر سیستم

استقرار پایگاه داده

تعریف چارچوب و الگوی پایگاه داده

مدیر سیستم

عمومی کردن پایگاه داده

فهرست بندی و شاخص گذاری مدارک

مدیر سیستم

استقرار شبکه های اینترنت / اینترانت و توزیع داده ها

امکان جستجوی مدارک، پس از کدگذاری و طراحی اتصالات و برقراری رابطه مناسب

کاربر / استفاده کننده

تعریف کلیدواژه‌های جستجو

استفاده از موتورهای جستجو، شاخص‌ها و معیارهای مناسب برای بازیابی مدارک

کاربر / استفاده کننده

ارائه نتایج / دانلود اطلاعات

امکان دانلود^[۷۱] اسناد و مدارک در فرمت‌های مشخص مانند PDF

کاربر / استفاده کننده

برخی از عمده‌ترین چالش‌های سازمانی در ارتباط با نظام‌های مدیریت اسناد عبارتند از:

• • خصوصی ماندن اطلاعات: بسیاری از کاربران مایلند اطلاعات خصوصی آن ها محرمانه باقی بماند. در نتیجه لازم است برای انتقال اطلاعات حساس از روش های خاصی استفاده شود.

• • به‌روز کردن اطلاعات

• امنیت: باید از دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات شبکه ممانعت شود.

انتخاب نظام مدیریت اسناد و مدارک به شدت تحت تاثیر فرهنگ سازمان است. نظام‌های مدیریت اسناد و مدارک می‌توانند با عملکرد محدود یا با کارایی بالا طراحی شوند و به همین دلیل می‌توانند ارزان‌قیمت یا بسیار گران‌قیمت باشند (جاشاپارا، ۲۰۰۴).

۲-۱-۲-۹-۲- نظام‌های پشتیبان تصمیم^[۷۲]

کار این نظام (DSS) ایجاد و ارزیابی دانش از طریق تجزیه و تحلیل داده با بهره گرفتن از مدل‌های پیچیده برای حمایت از تصمیم گیری است. این نظام‌ها در محیط در حال تغییر کنونی به مدیران برای تصمیم گیری راجع به مشکلات تعریف نشده کمک مؤثری می‌کنند. مهمترین قابلیت‌های DSS عبارتند از:

• • حمایت از تصمیم گیری در موقعیت‌های نیمه ساختاریافته یا ساختارنیافته

• • حمایت از تصمیمات متوالی و تکراری

• • پشتیبانی از کلیه مراحل تصمیم گیری شامل طراحی، انتخاب و اجرا

• • حمایت از تمام فرآیندها و سبک‌ها

• • قابلیت انعطاف پذیری و به‌روز شدن در تمام اوقات

• • امکان استفاده از قابلیت‌های گرافیکی کاربرپسند^[۷۳]

• افزایش دقت و کیفیت تصمیمات و کاهش زمان تصمیم گیری (جاشاپارا، ۲۰۰۴).

خصوصیات کلی نظام‌های پشتیبان تصمیم عبارتند از:

• • برخط^[۷۴] است.

• • رابط کاربر^[۷۵] و خروجی‌های گرافیکی دارد.

• • یک سیستم برپایه کامپیوتر است که از فناوری‌ها و متدولوژی‌های کامپیوتری استفاده می‌کند.

• • به تصمیم‌گیری کمک می‌کند ولی جایگزین فرد تصمیم‌گیر نمی‌شود.

• • از پایگاه های داده، مدل‌های تحلیلی و محاسباتی و سیستم‌های خبره درحل مسائل استفاده می‌کند.

• • قابلیت به‌کارگیری درحل مسائل نیمه ساختاریافته و بی ساختار را دارا است.

• • قابلیت پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های فردی و گروهی^[۷۶] را دارد.

• • برای کلیه سطوح مدیریتی قابل استفاده است.

• • دقت، سرعت و کیفیت تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد (بهبود اثربخشی)، ولی در راندمان تصمیم‌گیری (هزینه تصمیم‌گیری) تاثیری ندارد.

• • نظام‌های DSS به سمت قابلیت‌های یادگیری و خلاقیت، کارکرد شبکه‌ای و سهولت بهره برداری به پیش می‌روند.

• • DSS، تصمیم گیران سازمان را با کنار هم آوردن قضاوت انسانی و اطلاعات کامپیوتری شده در حل مسائل ساختاریافته و نیمه ساختاریافته یاری می‌کند، که اینگونه مسائل قابل حل با سیستم‌های کامپیوتری دیگر و یا ابزارها و متدهای استاندارد نیستند.

• • پشتیبانی برای سطوح مختلف مدیریتی از سطوح استراتژیک گرفته تا مدیران عملیاتی فراهم می‌شود.

• • پشتیبانی هم برای تصمیم‌گیری انفرادی و هم تصمیم‌گیری گروهی وجود دارد.

• • DSS برای چندین تصمیم‌گیری مرتبط با هم و یا تصمیم‌گیری‌های متوالی پشتیبانی فراهم می‌‌کند.

• • DSS تمام مراحل تصمیم‌گیری را که: هوش (جستجوی شرایطی که نیاز به تصمیم‌گیری دارند)، طراحی (اختراع، توسعه و بررسی گزینه‌های موجود برای پیاده کردن تصمیم)، انتخاب ( انتخاب یکی از گزینه‌های ممکن) و پیاده سازی است را پشتیبانی می‌کند.

• • انواع مختلف فرآیندهای تصمیم‌گیری را پشتیبانی می‌کند.

• • DSS انعطاف پذیر است به‌طوری‌که کاربران بر حسب تغییراتی که به وجود می‌آید می‌توانند سیستم را نسبت به نیاز خود شکل دهند، ‌به این معنی که عناصر اصلی را اضافه، حذف، ترکیب و یا سازماندهی دوباره کنند.

• • DSS در تلاش است که تاثیر گذار بودن تصمیم‌گیری یعنی دقت، بروز بودن تصمیمات را بهبود ببخشد.

• • تصمیم گیرنده بر تمامی مراحل تصمیم‌گیری در حل یک مسئله تسلط دارد.

• • DSS از مدل‌ها برای ارزیابی موقعیتهای تصمیم‌گیری استفاده می‌کند. توانایی مدل کردن باعث می‌شود که استراتژیهای مختلف را در ترکیبها و شرایط مختلف بتوان بررسی کرد.

• DSS دستیابی به انواع مختلف منابع داده با ‌فرمت‌های گوناگون را فراهم می‌کند. (رجبی، ۱۳۹۰).

دلایل نیاز به سیستم‌های مکانیزه حمایت از تصمیم گیری:

• • محدودیتهای فکری بشر در پردازش و ذخیره سازی: چون توانایی ذهن بشر در پردازش ذخیره و دسترسی به اطلاعات محدود است با بهره گرفتن از این سیستم‌ها می‌توان این محدودیت را برطرف نمود.

• • محدودیتهای دانش: اگر برای حل یک مسئله نیاز به اطلاعات و دانش‌های متنوعی باشد توانایی یک فرد در حل آن مسئله محدود می‌باشد و اگر بخواهیم از چندین متخصص در هر زمینه استفاده کنیم هماهنگی و ارتباط بین این افراد مشکل خواهد بود. سیستم‌های کامپیوتری این مشکلات را حل کرده و می‌توانند به سرعت به حجم زیادی اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آن ها را پردازش کنند، همچنین می‌توانند هماهنگی وارتباط بین آن افراد را آسان کنند.

• • کاهش هزینه: حمایت کامپیوتری باعث کاهش تعداد افراد گروه می‌شود و امکان برقراری ارتباط از مناطق مختلف را برای اعضای گروه فراهم می‌سازد و همچنین باعث افزایش بهره‌وری بخش ستادی می‌شود که همه این موارد منجر به کاهش هزینه خواهد شد.

• • حمایت فنی: کامپیوترها می‌توانند به سرعت و به شکل مقرون به صرفه‌ای داده های لازم را جستجو و ذخیره کنند یا انتقال دهند.