فناوری های اطلاعات دو قابلیت عمده برای مدیریت دانش را فراهم میکنند : اول به وسیله آشکار کردن دانش میتوانند یک سیستم خبره و یا پشتیبانی تصمیم گیری را ایجاد کنند و دوم کمک میکند که افراد با تخصص های ویژه در جریان فعالیت یکدیگر قرار گیرند و امکان ارتباط سریع آن ها فراهم شود. (منوریان و همکاران،۱۳۸۶)
۲-۲-۳-۱- کارکرد های فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات میتواند شش و ظیفه زیر را انجام دهد:
دریافت، پردازش، ایجاد، ذخیره سازی، بازیابی و انتقال کارکرد های فناوری اطلاعات هستند. (مقیمی، رمضان، ۱۳۹۲،۱۷۱)
پاره ای از تکنولوژی های مورد استفاده برای مدیریت دانش به شرح زیر میباشد:
انتشارات الکترونیکی:
با توجه به اهمیت سهیم شدن در دانش ، در تلاش های مترتب به مدیریت دانش، انتشارات نقش حساس و مهمی ایفا خواهد کرد. یکپارچه شدن انتشارات الکترونیکی پیوسته با مدیریت دانش به سازمان این امکان را میدهد تا اطلاعات و دانش را در شکلی سازگار و قابل دسترس، بدون توجه به منبع، مؤلف یا مکان به سرعت ارائه دهد. ( سرلک و فراتی،۱۳۸۷، ۲۳۸)
اینترانت:
شبکه های درون سازمانی است که با بهره گرفتن از پروتکل اینترنت نه تنها باعث تسهیم اطلاعات می شود بلکه از طریق جستجوگر های وب باعث مشاهده اطلاعات سازمان می شود. (فاتح و همکاران،۱۳۹۰،۷۵)
سیستم خبره:
عبارت است از قرار دادن دانش و مهارت یک متخصص در رایانه و سپس انجام پردازش، اتخاذ تصمیم هوشمند و نظر مشاوره ای از طریق سیستم. (فاتح و همکاران،۱۳۹۰،۷۴)
ابر داده:
اطلاعات ساده ای است که به یک سند اضافه می شود و باعث تسهیل استفاده و دسترسی به اطلاعات آن سند می شود. (فاتح و همکاران،۱۳۹۰،۷۶)
گروه افزار:
گروه افزار مانند اسناد لوتوس به عنوان قطعات مهمی از مجموعه مدیریت دانش پدیدار شده اند. گروه افزار داانش ضمنی افراد و گروه ها را بعد از اینکه دانش صریح به صورت سند درآمد یا از طریق صورتی از مباحث رایانه ای پیوسته در آمد در اختیار میگیرد. گروه افزار مباحث موقتی و رسمی را در اختیار گرفته آن ها را به گونه ای ساختار میدهد که به طریق مختلف مورد کاوش و دسترسی قرار گیرند. این امر اجازه میدهد مباحث از فاصله های دور دست و خارج از زمان واقعی شکل بگیرند.( سرلک و فراتی،۱۳۸۷، ۲۳۸)گروه افزار چیزی بیش از پست الکترونیکی است. اگر چه پیام رسانی پست الکترونیک قسمت عمده گروه افزار میباشد، گروه افزار علاوه بر پیام رسانی، ساز و کاری برای جمع آوری، ذخیره سازی اطلاعات، سازماندهی و جستجوی آن اطلاعات و در دسترس قرار دادن اطلاعات در شکلی کلی و یا بر مبنای گزینشی فراهم می آورد. (رادینگ،۱۳۸۹،۱۷۲)
پایگاه های داده ای:
دانش در پایگاه های داده ای ذخیره می شود. در اینجا افراد مجاز میتوانند بدان دسترسی یافته، آن ها را به هنگام و مدیریت نمایند. (رادینگ،۱۳۸۹،۱۵۷)
پایگاه های داده از جمله پایگاه های داده شیئی و رابطه ای مزایایی را در ذخیره سازی اطلاعات چند رسانه ای کاملا پیچیده، همچون قابلیت های اجرایی دودویی، تصویر، صدا و ویدئو عرضه میکنند. ( سرلک و فراتی،۱۳۸۷، ۲۳۸)
پایگاه داده ها مجموعه ای از ذاده های رایانه ای سازماندهی شده و ذخیره شده به نحوی است که بازیابی آسان را تسهیل میکند(مک لوید،۱۳۷۸،۳۰۶)
موتور های جستجو و بازیابی اطلاعات:
با ورود شبکه های اینترنت، اینترانت و اکسترانت متشکل از خدمات رسانه ها یا سرورهایی که دربرگیرنده دهها هزار صفحه اطلاعات میباشند، جستجوگران دانش دریافته اند که به ابزارهایی نیاز دارند که بتواند حجم عظیمی از اطلاعات در دسترس بر روی شبکه را بررسی کند. مشکل تنها تعیین محل اطلاعات نیست بلکه یافتن اطلاعات درست میباشد. البته موضوع اصلی مربوط به یافتن اطلاعات درست نیست بلکه یافتن دانشی است که آن ها برای حل مشکلات خاص به آن نیازمندند. راه حل این مشکلات موتورهای جستجو و بازیابی اطلاعات است ( سرلک و فراتی،۱۳۸۷، ۲۳۸).
۲-۲-۳-۲- ابعاد فن آوری اطلاعات
سودمندی درک شده (برداشت ذهنی از مفید بودن)
احتمال ذهنی شکل گرفته در کاربران درباره مفید بودن انواع فناوریهای اطلاعاتی در دسترس در محیط کار برای انجام وظایف است؛ بدین ترتیب که هر چه این فناوریها عملکرد کاری آن ها را در بستر سازمانی بهبود بخشند، مفیدتر بوده و در نتیجه بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند (دیویس و همکاران، ۱۹۸۹).
به میزانی که هر شخص، معتقد است که استفاده از سیستمی خاص، بر سطح عملکرد او میافزاید اطلاق می شود، یعنی تاثیر گذاری فناوری از نظر شخص بر بهره گیری بیشتر از امکانات موجود در شرایط مساوی چه میزان است؟ (ونکتاش و همکاران ۲۰۰۳).
میزان اعتقاد کارکنان نسبت به( مفید بودن IT، بهبود کیفیت کار، افزایش بهره وری، تسریع در انجام وظایف، آسانی و سهولت در انجام وظایف، افزایش میزان دستیابی به هدفهای شغلی).
سهولت درک شده (برداشت ذهنی از آسانی استفاده):
احتمال ذهنی شکل گرفته در کاربران درباره آسانی استفاده از انواع فناوریهای اطلاعاتی در دسترس در محیط کار برای انجام وظایف است، بدین ترتیب که فناوریهای فوق هر چقدر به تلاش کمتری برای یادگیری و نحوه استفاده از آن ها نیاز داشته باشند، بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند( دیویس و همکاران، ۱۹۸۹).
به عنوان میزانی از باور هر عضو سازمان به اینکه استفاده از سیستمی خاص، بدون سختی و بی نیاز از تلاش زیاد است تعریف می شود. به عبارت دیگر، کاری که ساده تر به نظر میآید، احتمال پذیرش بیشتری توسط کاربران دارد(ونکتاش و همکاران، ۲۰۰۳).
میزان باور کارکنان نسبت به( آسانی استفاده از IT، آسانی کسب مهارت، انعطاف پذیری، برقراری ارتباط واضح و قابل فهم، استفاده راحت در تمامی موارد مورد نیاز، آسانی یادگیری).
نگرش نسبت به کاربرد فناوری
دیدگاه کارکنان نسبت به (سودمند بودن کاربرد IT، خوشایند بودن کاربرد آن، مناسب بودن کاربرد آن).
تمایل به استفاده از فناوری
میزان علاقه مندی و گرایش کارکنان نسبت به (استفاده از IT در آینده، استفاده در صورت دسترسی، کاربردIT به صورت مداوم، کاربرد آن برای انجام وظایف).
۲-۲-۴- منابع انسانی
در عصر دانش، اغلب سازمان ها درک کردهاند که موفقیت آن ها نه به دلیل دارایی های فیزیکی بلکه به خاطر تجارب و مهارت کارکنان میباشد. سازمان ها متوجه شده اند که دانش آن ها در مورد نحوه انجام دادن امور به عنوان یک دارایی مهم تلقی می شود که بایستی مانند دیگر دارایی های ارزشمند سازمان، این دارایی را نیز اداره کرد(واتسون،۲۰۰۳)