PERFORMANCE PLANNING
گام دوم: استقرار نظام هماهنگ سنجش عملکرد ( نظام یکپارچه ارزیابی عملکرد )
PERFORMANCE ASSESMENT
گام سوم: استقرار نظام پاسخگوئی درمقابل عملکرد ( پالایش اطلاعات عملکرد کارمندان)
PERFORMANCE DATA REFINERY
گام چهارم: استقرار نظام جمع آوری داده های عملکرد (استخراج و جمع آوری داده های عملکرد )
PERFORMANCE DATA CENTER
گام پنجم: استقرار نظام تحلیل، بازنگری وگزارش دهی داده های عملکرد(تجزیه وتحلیل اطلاعات عملکرد)
PERFORMANCE DATA ANALYSIS
گام ششم: استقرار نظام استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد در بهبود سازمان (برنامه ریزی و توسعه بهبود عملکرد)
PERFORMANCE DEVELOPMENT
گامهای اصلی استقرار این نظام مورد توجه بسیاری از مجموعه های علمی و صنعتی و تحقیقاتی معتبر در سطح جامعه جهانی قرار گرفت و دانشمندان و محققین بسیاری بر ایجاد توانائیهای منطبق بر این نظام اقدام نمودند. این مطالعات شامل مطالعات نظام مند اندیشمندانی همچون پروفسور مگث در دانشگاههای پنسیلوانیا و میشیگان، پروفسور کاواگوشی در ژاپن و بسیاری از اندیشمندان دیگر بوده است. با توجه به ویژگیهای نظام اداری کشور و تجارب چند سال گذشته از ارزیابی دستگاه های اجرائی و همچنین بررسی مدلهای مختلف در این زمینه، الگوی مذکور به عنوان مدل منتخب مراجع دولتی مورد توجه قرار گرفته و به عنوان یک نظام مطلوب از سوی دولت وقت (دولت نهم و دهم) مورد بهره برداری قرار گرفته است.
گام اول : تعیین مأموریت سازمانی و اهداف استراتژیک
گام سوم: استقرار پاسخگویی در مقابل عملکرد
گام ششم: استقرار نظام استفاده از اطلاعات عملکرد در بهبود سازمان
گام چهارم: استقرار نظام جمع آوری داده های عملکرد
گام پنجم: استقرار نظام تحلیل ، بازنگری و گزارش دهی داده های عملکرد
گام دوم: استقرار نظام هماهنگ سنجش عملکرد
نمودار ۲-۲٫ چارچوب کلی مدیریت عملکرد ORISE و فرایند اجرایی آن ( رفیع زاده، ۱۳۸۸)
بر این اساس در ادامه شش گام اصلی مدل به طور خلاصه توضیح داده می شود.
الف) تعیین ماموریت و برنامه ریزی استراتژیک سازمان(گام نخست)
نخستین گام در استقرار یک برنامه استقرار مدیریت عملکرد تعیین ماموریت ، اهداف و استراتژیهای عملکرد است. برنامه ریزی استراتژیک، فرایند مستمر و نظام مندی است که اعضای سازمان را کمک می کند، تا:
– در تعیین اهدافی که به آینده مربوط می شود هرچه بهتر تصمیم گیری کنند.
– چگونگی رسیدن به این اهداف را مشخص سازد،
– میزان دستیابی به این نتایج را مشخص کند.
ب) استقرار نظام یکپارچه سنجش عملکرد(گام دوم)
انتخاب قالب یا چارچوب سنجش عملکرد
به هنگام ایجاد یا روز آمد سازی شاخصهای عملکرد، باید یک چارچوب مفهومی را تعیین کرد تا به وسیله آن بتوان دریافت که چه شاخصهایی را باید برای استخراج، انتخاب کرد، در هر صورت تعیین اهداف، معیارها، برنامه ها و تعیین برنامه های اصلاحی در جهت یادگیری و رشد، اقدام های اساسی در مدیریت عملکرد است. در این زمینه مدلهای مختلفی از سوی صاحب نظران ارائه شده است که هر کدام دارای نقاط قوت و ضعفی است و ارائه دهندگان این مدلها هر کدام به فراخور دانش، تجربه و مهارت خود، جنبه های خاصی را در سازمان مورد توجه قرار داده اند. مدلهای بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت، کارت امتیازی متوازن، مدل تعالی سازمانی، مدل کاهش استراتژیک هزینه ها، و مدل مالکوم بالدریج از جمله مدلهایی هستند که در دهه اخیر بیشتر مورد توجه قرار گرفته اند. به گونه ای که بعضی از سازمانهای داخلی نیز توانسته اند آنها را به اجرا گذاشته و نتایج آن را تجربه کنند.
ج) استقرار پاسخگویی در برابر عملکرد(گام سوم)
استقرار پاسخگویی، ابتدا نیازمند ایجاد یک محیط پاسخگو و سپس یک چارچوب پاسخگویی است. این محیط باعث می شود که پاسخگویی به عنوان جزء یکپارچه از نظام سنجش عملکرد درآید و چارچوب، اجرای آن را تضمین می کند. دراین بخش استقرار هر دوی اینها مورد بحث قرار می گیرد.
سطوح پاسخگویی
پاسخگویی شخصی: رابطه پاسخگویی فرد در قبال خودش را، پاسخگویی شخصی گویند. پاسخگویی شخصی اگرچه بسیار با اهمیت است ولی به دلیل اینکه معمولاً جنبه ذهنی دارد و قابل پی گیری نمی باشد به تنهایی قابل اعتماد نیست. به هرحال این سطح از پاسخگویی زیربنای دیگر سطوح را تشکیل می دهد.
پاسخگویی فردی: این یک رابطه پاسخگویی در شرایط کاری است. همان گونه که ذکر شد پاسخگویی یک رابطه است و در اینجا به بخشی از این رابطه توجه دارد که کارفرما (مدیران) و کارگزار (کارکنان) هریک به عنوان یک طرف کاری محسوب می شوند. هریک از این افراد به نوعی پاسخگوی مسئولیتهای خود هستند. مدیران باید در برابر ایجاد شرایط مناسب و منابع مورد نیاز و کارکنان در برابر انجام هرچه بهتر مسئولیتهای واگذار شده پاسخگو باشند. هریک از طرفین ملزم به جوابگویی و گزارش دهی از آنچه انجام داده اند، هستند. افراد باید در این گزارشها مشخص کنند که قصد انجام چه کاری را داشته اند، چه کاری انجام پذیرفته و برای بهبود کارها چه برنامه هایی در نظر گرفته شده است.
پاسخگویی تیمی: در بیشتر سازمانهای موفق، عمده کارها در قالب گروه ها و تیمها صورت می پذیرد و در انجام کارگروهی است که مفهومی متبلور می شود که پاسخگویی مشترک نامیده می شود.
پاسخگویی سازمان: سازمان باید در برابر آنچه که واقعاً انجام داده است و در مقایسه با آنچه که طرح ریزی کرده است، گزارش دهی کند که شامل دو نوع پاسخگویی درون سازمانی و پاسخگویی برون سازمانی است.
پاسخگویی ذی نفعان (یا پاسخ خواهان): ذی نفعان در راس هرم پاسخگویی قرار دارند. دلیل اینکه این گروه از بقیه جدا در نظر گرفته شده است، این است که پاسخ خواهان معمولاً درگیر فعالیتهای روزمره سازمان و یا استقرار پاسخگویی درون سازمانی نمی شوند. در مقابل، این گروه درون داد هایی (نیازها و انتظارها) را فراهم می کنند که سازمان براساس آن برنامه های خود را تنظیم می کند و در نهایت، سازمان است که ناگزیر به توضیح نتایج حاصله است. در نتیجه ممکن است که بتوان ماهیت این پاسخگویی را تا اندازه ای متفاوت از دیگر سطوح دانست.
د) استقرار نظام جمع آوری داده های عملکرد (گام چهارم)
-
- تعیین داده های مورد نیاز
لازم است ابتدا مشخص شود که چه اطلاعات و داده هایی در تصمیم گیری ها و سیاستگذاری ها مورد نیاز است، در درجه بعد بررسی شود که کدامیک از این داده ها هم اکنون در دسترس است و کدامیک نیازمند تلاش مضاعف است . پس نخستین گام در جمع آوری داده، این است که اهداف عملکرد را فهرست کرده، با توجه به شاخصهایی که منعکس کننده این اهداف هستند داده های مورد نیاز و ضروری را مشخص کرد. مطالعات نشان داده اند چهار اصل وجود دارند که در دستیابی به معتبرترین داده ها می توانند بسیار کمک کننده باشند:
۱- در ارزیابی به آنچه عنوان عوامل بهبود همه سازمان تعیین شده است، متمرکز باشند. داده های پراکنده و بی هدف تنها باعث گمراهی برنامه ریزان و سیاستگزاران می شود.
۲-دارای انعطاف لازم باشند تا بتوان از مناسب ترین و مقرون به صرفه ترین منابع و روش های دریافت اطلاعات بهره گرفت .
۳-تا حد امکان ساده بوده، با نیازهای سازمان همسو باشند تا واضح ترین و مربوط ترین اطلاعات را در اختیار قرار دهند.
۴-یکپارچه باشند تا با یکدیگر قابل مقایسه بوده، تبدیل آنها به یکدیگر امکان پذیر باشد.
-
- کیفیت داده ها
