طی سالیان اخیر استفاده و بهره گیری از سیستمهای اتوماسیون اداری کشور ما را فرا گرفته است و بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهرهگیری و استفاده از این سیستم ها را از خود نشان میدهند و حتی مبالغ زیادی را جهت راه اندازی و بکارگیری این سیستم ها پرداخت مینمایند، به همین جهت بحث سیستمهای اتوماسیون اداری که نوعی از سیستمهای اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می یابد.

( اینجا فقط تکه ای از متن پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

با توجه به اهمیت موضوع در این تحقیق تاثیر سیستمهای اتوماسیون اداری را بر بهره وری سازمان برق منطقهای یزد بررسی میکنیم. به این ترتیب مهمترین سوالی که در این پایان نامه به دنبال پاسخگویی به آن هستیم، عبارتست از:
«آیا از دیدگاه کارکنان سازمان برق منطقهای یزد، بین میزان استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری و بهره وری سازمان ارتباط معناداری وجود دارد؟»
اهمیت و ضرورت تحقیق
قرن بیست و یکم عصر جدیدی از انقلاب فناوری و عرصه نوآوری خواهد بود و در این میان فناوری اطلاعات به نحوی گوی سبقت را از سایر صنایع ربوده و در واقع جلوتر از همه وارد قرن بیست و یکم شده است. همگرایی قدرتمند رایانه و فناوریهای اطلاعات و ارتباطات موجب شکلگیری مدلهای جدیدی از کسب و کار شدهاند. با آغاز عصر فراصنعتی و ورود به قرن بیست و یکم، کار کردن با داده ها و اطلاعات لازمه کسب موفقیت است (صحراگردجهرمی، ۱۳۸۴).
به علت گسترش بیش از حد پیچیدگی کارها، سازمانها در سالهای اخیر توجه زیادی به فناوری دارند. پیچیدگی موجود کارها در سازمانها ناشی از عوامل اقتصادی، رقابت جهانی، پیشرفتهای فناوری و فشردگی زمان است. در همین راستا یکی از روشهایی که تحولاتی در سازمانهای کشور پدید می آورد بکارگیری سیستمهای اتوماسیون اداری میباشد تا از این طریق به اثر بخشی کارها در سازمانها کمک گردد. بدین ترتیب شاهد پیشرفت روزافزون و سریع بکارگیری کامپیوتر و ابزارهای گوناگون جهت یکپارچه کردن عملیات هستیم، همچنین رشد روز افزون وسایل ارتباطی سبب تاثیر بسیار زیادی بر توانمندی سازمانها شده است.
با توجه به این که چنین تحولاتی در سازمانهای کشور جدید است، نقش سیستمهای اتوماسیون اداری در ارائه خدمات مطلوبتر و توانمند ساختن سازمانها در رویارویی با محیطهای متنوع و در حال تغییر امروزی باید مورد بررسی قرار گیرد. نتایج این بررسی میتواند در توسعه سیستم های اتوماسیون اداری موثر باشد.
اهداف تحقیق
اهداف علمی
هدف علمی این تحقیق بررسی ارتباط استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری با بهره وری سازمان برق منطقهای یزد میباشد.
اهداف کاربردی
در صورت اثبات وجود ارتباط بین میزان استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری و بهره وری سازمان، اهمیت سیستمهای اتوماسیون اداری بر مدیران سازمان گوشزد شده تا بدین وسیله و با فراهم کردن امکانات لازم موجبات موفقیت سازمان را فراهم نمایند.
فرضیات تحقیق
پژوهش معمولاً با مجهولی که محقق با آن روبرو است آغاز میشود. یعنی با موضوع نامعلوم و تردید آمیز. هر وقت با مسالهای نامعین روبرو هستیم و درباره آن سوالات مبهم وجود دارد که پاسخ آنها را نمیدانیم در آن صورت به دنبال جواب های دقیق برای سوالات خواهیم بود. بهترین روش حل این نوع تردیدها، تدوین فرضیه است. از طریق مطرح کردن مساله در قالب فرضیه ها میتوانیم، روش گردآوری اطلاعات را طراحی کرده سپس در جهت پاسخ دادن به سوالات تحقیق داده های مورد نیاز را در اختیار داشته باشیم تا با تحلیل آنها پاسخهای علمی برای سوالات تحقیق داشته باشیم.
برای یافتن پاسخ سوال تحقیق، فرضیاتی در قالب دو فرضیه اصلی و دو فرضیه فرعی تدوین شده است. که عبارتند از:
فرضیهی اصلی اول: استفادهی کارکنان از سیستمهای اتوماسیون اداری، سبب افزایش بهره وری سازمان میشود.
فرضیهی فرعی اول: استفادهی کارکنان از سیستمهای اتوماسیون اداری، سبب افزایش کارایی سازمان میشود.
فرضیهی فرعی دوم: استفادهی کارکنان از سیستمهای اتوماسیون اداری، سبب افزایش اثربخشی سازمان میشود.
فرضیهی اصلی دوم: متغیرهای دموگرافیک بر روی بهره وری اثرگذار هستند.
قلمرو تحقیق
قلمرو زمانی
تحقیق پیشرو یک تحقیق پیمایشی و مقطعی است که در سال ۱۳۹۲ انجام می شود. لذا قلمرو زمانی تحقیق محدود به همین سال می شود.
قلمرو مکانی
این تحقیق با بهره گرفتن از نظرات کارکنان سازمان برق منطقه ای یزد به انجام خواهد رسید. بنابراین قلمرو مکانی تحقیق، سازمان برق منطقهای استاد یزد می باشد.
روش تحقیق
چون از نتایج این پژوهش میتوان به صورت علمی استفاده کرد از نظر مبنای بنیادی، این پژوهش از نوع کاربردی است. همچنین از آنجایی که محقق در شرایط داخلی یک سازمان حضور پیدا میکند لذا این پژوهش در زمره مطالعات میدانی نیز قرار میگیرد. علاوه بر این، تحقیق پیشرو از نظر روش تحقیق از نوع توصیفی- پیمایشی است.
ابزار گردآوری اطلاعات
در این تحقیق برای جمعآوری اطلاعات از پرسشنامهی محقق ساخته مشتمل بر سه قسمت استفاده گردید. این قسمت عبارتند از: (۱) ویژگیهای جمعیتشناختی، (۲) میزان استفاده از اتوماسیون اداری، (۳) سوالات مربوط به کارایی و اثربخشی.
هر کدام از این قسمتها از چندین سوال (گویه) تشکیل شده است. در بخش ویژگیهای جمعیتشناختی سوالاتی نظیر سن، جنسیت، وضعیت تاهل، وضعیت استخدامی و … گنجانده شده است. در بخش دوم پرسشنامه با طرح سه سوال، میزان استفادهی افراد از سیستم اتوماسیون اداری سنجیده میشود. بالاخره، بخش سوم سوالات مرتبط با کارایی و اثربخشی را در برمیگیرد. لازم به ذکر است در طراحی سوالات بخش سوم پرسشنامه از فاکتورهای معرفی شده توسط صرافیزاده و علیپور (۱۳۸۸) استفاده شده است.
جامعه و نمونه آماری
جامعهی آماری این تحقیق، کارمندان سازمان برق منطقهای یزد میباشد که در عملیات خود از سیستم اتوماسیون اداری بهره میجویند. برای تعیین حجم نمونه نیز با توجه به حجم جامعهی آماری از رابطه ککران استفاده میشود.
روش تجزیه و تحلیل داده ها
در مرحلهی نخست به بررسی جمعیتشناختی اطلاعات جمعآوری شده خواهیم پرداخت. سپس تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری و دو مولفه تشکیلدهندهی آن (کارایی و اثربخشی) با بهره گرفتن از آزمون میانگین یک جامعه، آزمون خواهد شد. در نهای با بهره گرفتن از مدل معادلات ساختاری به بررسی تاثیر همزمان متغیرهای تحقیق بر بهره وری سازمان، پرداخته خواهد شد.
برای انجام روش های آماری مذکور از دو نرمافزار SPSS 16 و Amos 20 استفاده خواهد شد. همچنین برای آمادهسازی داده ها از نرمافزار Excel 2007 استفاده میشود.
مروری بر فصل های تحقیق
فصول مختلف تحقیق به شرح زیر می باشند:
فصل دوم (مبانی نظری و پیشینه تحقیق): در این فصل مبانی نظری مرتبط با موضوع تحقیق آورده می شود. همچنین مروری بر مطالعات صورت گرفته داخلی و خارجی در انتهای همین فصل انجام می شود.
فصل سوم (روش شناسی تحقیق): روش انجام تحقیق حاضر شامل معرفی جامعه و نمونه آماری، ابزارگردآوری اطلاعات، روش تجزیه و تحلیل داده ها و … در این فصل معرفی می شود.
فصل چهارم (تجزیه و تحلیل داده ها): تحلیل داده های آماری و استخراج نتایج به منظور آزمون فرضیات تحقیق در این فصل صورت می گیرد.
فصل پنجم (بحث و نتیجه گیری): انجام نتیجه گیری و مقایسه نتایج بدست آمده با سایر مطالعات مشابه و همچنین ارائه پیشنهادات و محدودیت های تحقیق، از جمله مطالب فصل پنجم می باشد.
فصل دوم مبانی نظری و پیشینه تحقیق
مقدمه
انسان از دیرباز در اندیشه استفاده مفید و کارا و ثمربخش از توانایی ها، امکانات و منابع در دسترس خود بوده است. در عصر کنونی این امر بیش از هر زمان دیگری مورد توجه جدی قرار گرفته است. محدودیت منابع در دسترس، افزایش جمعیت و رشد نیازها و خواسته های بشر باعث شده که دستاندرکاران عرصه اقتصاد، سیاست و مدیریت جامعه و سازمانها، افزایش بهره وری را در اولویت برنامههای خود قرار دهند.
کوششهای اقتصادی انسان همیشه و همواره معطوف بر آن بوده است که حداکثر نتیجه را از حداقل تلاشها و امکانات به دست آورد. این تمایل را میتوان اشتیاق وصول به بهره وری^[۳] افزونتر نام نهاد. جمیع اختراعات و ابداعات بشر از ابتداییترین و بغرنجترین تجهیزات مکانیکی و الکترونیکی زمان حاضر، متاثر از همین تمایل و اشتیاق میباشد. هر انسان عاق و خردمندی میخواهد بهترین کار را انجام دهد و بهترین بهره را حاصل کند. در بینش مدیریت علمی، خردگرایی سازمانی یا رفتار عقلایی سازمان مترادف با بهره وری و کارایی به کار میرود و اصولاً مدیریت عبارت از دانش افزایش بهره وری و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود به منظور نیل به اهداف تعیین شده است (ابطحی و کاظمی، ۱۳۷۸).
بهره وری را میتوان به شیوه های مختلف تعریف کرد. بهره وری یعنی استفاده بهینه از منابع گوناگون جهت تولید کالاها و خدماتی که رضایت مصرفکنندگان را جلب کند، رضایت شغلی کارکنان را به حداکثر برساند و مطلوبیت زندگی کارکنان را در همهی ابعاد آن، افزایش دهد. به طور کلی بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت درونداد به برونداد یک فرد واحد و سازمان یا یک ملت به کار گرفته میشود. در این صورت اگر میزان تولید و خدمات یک سازمان بیش از مجموعه میزان نیروی کار، سرمایه، مواد و وسایلی باشد که به کار گرفته است، میگوییم سازمان مورد نظر بهره وری دارد. هر چه بهره وری یک سازمان بیشتر باشد، هزینه تولید واحد کار در آن کمتر و بنابراین، امکان رقابت آن سازمان در بازار کار بیشتر خواهد بود (ساعتچی، ۱۳۸۴).
یکی از عواملی که میتواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، فنآوری اطلاعات^[۴] است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیطهای اداری، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار میکنند. اتوماسیون اداری^[۵] که هدیه صنعت فنآوری اطلاعات به بروکراسی^[۶] اداری است، ایده نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمیرسد. اتوماسیون اداری محدود به یک نرمافزار کامپیوتری برای ثبتنامهها و چرخش آن در یک سازمان نمیباشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری جدید است که به مدیران و کارمندان اجازه میدهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فنآوری اطلاعات آشنا گردند. اتوماسیون، استفاده از ماشینآلات برای انجام امور فیزیکی است که معمولاً توسط انسان انجام میگیرد و اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیکی رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط میشود.
تعریف بهره وری
واژه بهره وری نخستین بار به وسیله فرانسوا کنه ریاضیدان و اقتصاددان طرفدار مکتب فیزیوکراسی (حکومت طبیعت) به کار برده شد. کنه با طرح جدول اقتصادی^[۷]، اقتدار هر دولتی را منوط به افزایش بهره وری در بخش کشاورزی میداند.
در سال ۱۸۸۳ فرانوسی دیگری به نام لیتر بهره وری را دانش و فن تولید تعریف کرد. با شروع نهضت مدیریت علمی در اوایل سالهای ۱۹۰۰، فردیک وینسلوتیلور، فرانک گیلبریث و لیلیان گیلبریث به منظور افزایش کارایی کارگران درباره تقسیم کار، بهبود روشها و تعیین زمان استاندارد، مطالعاتی را انجام دادند.
کارآیی به عنوان نسبتی از زمان واقعی انجام کار به زمان استاندارد از پیش تعیینشده تعریف می شود. به طور مثال اگر از کارگری در ۸ ساعت انتظار تولید ۱۰۰ واحد محصول را داشته باشیم اما در عمل کارگر مزبور ۹۶ واحد تولید کند، گفته می شود کارایی آن کارگر ۹۶ درصد است. نویسندگان غالباً کارایی را بیشتر در مورد وسایل مکانیکی، مسائل مهندسی و نیروکاری مورد استفاده قرار داده اند. مثلاً اگر ماشینی ۹۰ درصد از انرژی ورودی اش را به کار مفید تبدیل کند، گفته می شود، آن ماشین با ۹۰ درصد راندمان یا بازدهی یا کارایی عمل می کند. بعدها کارایی را درباره هر یک از عوامل تولید استفاده کرده اند. اما واژه ای که به تدریج جنبه عمومیتر و کلیتر پیدا کرد و در ادبیات مدیریت رایج گردید، بهره وری بود.