ب) تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)
در این مدیریت باید منابع را در کل سازمان بررسی نمود وضعیت ریسکهای پروژه را برآورد نمود:
۱- وضعیت منابع در دست فعلی را به صورت ترسیم داشته باشد.
۲- وضعیت منابع مورد نیاز در آینده را بداند و بر اساس پروژه ها تقاضای منابع جدید را درک کند.
۳- نیازهای آموزشی فعلی و آینده را بداند.
۴- عکس العمل سریع برای جذب منابع و رها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد.
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))
۵- بطور مؤثری درک صحیح از جابجایی منابع کلیدی بر اساس پروژه های با اولویت بالا داشته باشد و بتواند اعمال نماید.
۶- تشخیص، تحلیل، پاسخ، ردیابی و کنترل سبد پروژه ها را باید بداند و بکار گیرد.
۷- حل مشکلات و تعارضات برای منابع هزینه بر و کمیاب را بررسی نماید.
ج) تمرکز بر مدیریت پروژه
در این مدیریت باید پروژه ها را بازبینی نمود، ارزیابی برنامه را انجام داد تا زیاده روی یا تلاقی در برنامه ها نباشد.
۱-ایجاد مکانیزم انضباط در پشتیبانی از مدیریت پروژه ها
۲-ارتباط منظم و کارا بر مدیران پروژه ها و ارزیابی برنامه ها باشد.
۳-اطمینان از نزدیکی به موفقیت تحویل پروژه ها و برنامه ها
۴-کنترل پیشرفت پروژه ها در مقابل نتایج کلیدی
۵-کیفیت افزایش می یابد.
اگر کیفیت مهم است باید کنترل داشت و اگر کنترل داشته باشیم باید مدیریت سبد پروژه ها داشته باشیم. (یزدی،۱۳۸۴)
در صورت پذیرفتن غلط یک پروژه با انتخاب روشهایی و تصمیماتی پروژه را تصحیح یا واگذار می نماید.
(شکل ۲-۲)کارکرد PPM (PMI,2006)
۲-۲-۳ چرخه عمر مدیریت پروژه ها
در چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها از اهداف استراتژیک شروع سپس با ضوابط موجود در شرکت و استانداردها مطابقت داده، در صورتی که پذیرفته شد اولویت گذاری می شود بعد از آن اطلاعات جمع آوری، ارزیابی و مدیریت می گردند. در این مرحله بعد از بررسی شاخص گذاری هایی که قبلا” گذاشته شده از سلامت پروژه و تنظیم بودن آن باید مطمئن گردید. در غیر اینصورت دوباره تخصیص دهی در منابع می گردد سپس پروژه های تمام شده خارج می شوند و مجددا” این چرخه ادامه خواهد داشت .
شکل زیر چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها را نشان می دهد.( یزدی،۱۳۸۴)
(شکل ۲-۳) چرخه عمر مدیریت سبد پروژه
۲-۲-۴ عوامل موفقیت مدیریت سبد پروژه ها
در صورتی که در یک سازمان پیش نیازهای زیر در نظر گرفته شود باعث موفقیت در اجرای به موقع و با سوددهی بالا برای پروژه ها خواهد بود: (یزدی،۱۳۸۴)
الف) توانایی سازمانی در نظارت و استاندارد بودن رویه ها
ب) مدیریتهای ارشد سازمان از اهمیت مدیریت سبد پروژه ها مطلع باشند.
ج) تمایل و رضایتمندی در لایه های مدیریت سازمان
د) وجود سیستم ارتباطی سریع در کل سازمان
۲-۲-۵ استراتژی های سازمانی و مدیریت پورتفولیوی
امروزه بر خلاف روش های سنتی سازمانی، بنگاههای اقتصادی بر اساس پروژه تقسیم بندی می شوند و دایما” بر تعداد شرکتهایی که برای مدیریت فعالیتهای خود به سوی روش پروژه محور گرایش می یابند افزوده می شود. از سوی دیگر برای بقا در بازارهای تجاری، رقابت پذیری، کسب درآمد و توسعه اقتصادی –اجتماعی، انتخاب و اجرای پروژه های تحقیق و توسعه امری اجتناب ناپذیر می باشد. (نیایی۱۳۸۵)
آگاهی از این مطلب که پروژه های سازمان در راستای اهداف استراتژیک سازمان باشند، یکی از مهمترین مشکلاتی است که فراروی مدیران است. این موضوع به دلیل کمبود منابع انسانی از یک سو و قابلیت رقابت پذیری سازمان و ادامه حیات از سوی دیگر اهمیت ویژه ای برخوردار است.
مدیریت سبد پروژه با این ایده سر و کار دارد که شرکتها نه تنها باید روی مدیریت مستقل پروژه ها و اهداف خاص آن تمرکز کنند، بلکه باید پروژه ها را به عنوان یک نهاد واحد با اهداف مشترک مدیریت نماید.
همچنین در مدیریت سبد پروژه ها فرض بر این است که به طور کلی بیشتر شرکتها تعداد پروژه های پیشنهادی آنها بیش از توان مالی و منابع فیزیکی آنها برای اجرا می باشد. لذا مدیریت مجبور به تصمیم گیری روی تداوم بعضی یا حذف بعضی دیگر می باشد. (نیایی ،۱۳۸۵)
فرایند ارزیابی، اولویت بندی و انتخاب پروژه یکی از موضوعات اساسی در مدیریت سبد پروژه می باشد. هدف از مدیریت سبد را می توان دستیابی به بهترین سطح تجاری با منابع محدود تعریف نمود و هدف نهایی از آن را در پیاده سازی استراتژی سازمان دانست. (ون آرنوم،۱۹۹۸، بحث۲۱)
این مهم با تعیین ارتباط سبدها با استراتژی سازمان ، دستیابی به تعادل و ترکیبی درست از پروژه ها و حداکثر نمودن ارزش هر سبد محقق می شوند.
مدیریت سبد نسبت به مدیریت جداگانه هر پروژه در امور تجاری فواید بیشماری خواهد داشت زیرا یک پل ارتباطی بین استراتژی ها و پروژه های سازمان برقرار ساخته و ابزاری برای اختصاص منابع ارائه می نماید.
(شکل ۲-۴) کارکرد مدیریت پورتفولیوی پروژه در سازمان (PMI,2006)
ارتباط پروژه ، برنامه و پورتفولیوی
(شکل ۲-۵) ارتباط بین پروژه ، برنامه و پورتفولیو (PMI,2006)
۲-۲-۶ اهمیت مدیریت پورتفولیوی پروژه
بنا بر دلایل زیر مدیریت سبد پروژه در موفقیت شرکت مهم و حیاتی است:
۱-توسعه موفق محصول جدید برای آینده شرکت ضروری است و نیاز ما به مدیری سبد پروژه برای این است که اطمینان یابیم مجموعه تلاشهای سازمان در راستای اهداف انجام می شوند.
۲-پروژه ها، خصوصا” پروژه های محصولات جدید، مهمترین راه برای عملیاتی کردن استراتژی شرکت محسوب می شوند.
۳-تخصیص منابع کمیاب سازمان به پروژه ها از مهمترین مسایلی است که سازمان با آن مواجه است که این مشکل با مدیریت سبد پروژه ها حل می شود.
