درعرصه بازار رقابتی تنها راه افزایش درآمد و بقای سازمان و ماندن در حوزه کسب و کار، نگاه استراتژیک به کاهش هزینه هاست و بر این اساس کاهش هزینه یک تهدید نیست، بلکه یک فرصت است که ظرفیت های ناشناخته سازمان و بنگاه را در مسیر حذف اتلاف ها و ایجاد بهبود، فعال می‌کند.

توانایی کاهش مداوم هزینه ها از مؤلفه های اصلی رقابت پذیری است و این کار از عهده سازمان های یادگیرنده برمی آید. ( ارون تاج، ۱۳۸۳)

اهمیت کاهش هزینه ها به ‌عنوان ابزاری برای افزایش سودآوری بسیار زیاد است. طرح ریزی هزینه ها، مدیریت هزینه ها و کاهش هزینه ها ضرورتاً می بایست همواره در سازمان انجام گیرد تا بتواند در هزینه های سازمان کاهش حاصل شود. (احقی، ۱۳۸۷)

این ایده که کاهش هزینه ها به نوبه خود باعث تضعیف و یا ایجاد محدودیت ها برای کسب و کار می شود رد شدنی است چرا که اگر مدیر خرج ها و هزینه های شرکت را بدون راهبرد مشخصی کاهش دهد، صدمه زیادی به رقابت پذیری شرکت خود می زند، ولی اگر این کار را با تمرکز بر اولویت ها و یا پتانسیل خود در آینده انجام دهد، کاهش هزینه ها به مثابه شتاب دهنده ای برای تحولی که شرکت دقیقاً به آن احتیاج دارد، خواهد بود. برخی از شرکت ها کاهش هزینه ها را به نحو غیر اثربخشی انجام می‌دهند. آن ها یا به طور یکنواخت و در تمام بخش های کسب و کار کاهش هزینه را اعمال می‌کنند و یا ابتدا به سمت بخش هایی که هزینه بالا دارند، نشانه روی می‌کنند و به دنبال کاهش هزینه ها در کوتاه مدت بدون در نظر گرفتن تأثیر آن بر موقعیت و افق کاری شرکت در بلندمدت هستند. روش صحیح برخورد با هزینه ها، این است که مدیران باید به قابلیت هایی که شرکت بیشتر از همه به آن ها احتیاج دارد، توجه داشته باشند و تنها در بخش هایی سرمایه گذاری کنند که مزیت محسوسی در جلب رضایت مشتریان داشته باشد. این رویکرد نگرشی جدید به قابلیت ها را می طلبد. (بانرجی، ۲۰۰۹)

• 1. ابعاد نگرش به کاهش هزینه

1. 1. زمانی که ما ازطریق صرفه جویی در مصرف منابع ، می‌خواهیم به کاهش هزینه برسیم.

1. وقتی که از طریق ارزان کردن منابع به دنبال کاهش هزینه هستیم، یعنی همان منابع را با قیمت ارزان تر استفاده می‌کنیم.

مورد اول از مقوله بهره وری است، یعنی ما دنبال این هستیم که با صرف منابع کمتر همان ارزش یا ارزش بیشتری تولید کنیم و در واقع بهره وری مان را می‌خواهیم بالا ببریم. وقتی سازمان خلاق و یادگیرنده باشد، روی محیط داخلی سازمان هم تاثیر می‌گذارد. اگرسعی ما برجلب مشارکت باشد می‌توانیم هزینه ها راکاهش دهیم. گاهی دربخش کاهش هزینه نیز علی رغم هزینه های زیادی که برای کاهش هزینه متحمل می‌شویم به علت صحیح اجرا نکردن استراتژی نه تنها هزینه هارا کاهش نمی دهیم بلکه هزینه اضافی را نیز تحمیل می‌کنیم. دربسیاری از سازمان‌ها ترکیبی از کاهش هزینه ها و گسترش خدمات به مشتریان برای فعالیت بلندمدت ضروری است. بخش تدارکات می‌تواند نقشی کلیدی در کارایی و اثربخشی سازمان ایفا کند و تاثیر مستقیم روی کاهش هزینه ها سودآوری و انعطاف پذیری یک شرکت داشته باشد. (قدسی پور و همکاران، ۲۰۰۱).

در محیط پرچالش و دائماً در حال تغییر امروزی، کاهش هزینه ها به ‌عنوان عامل کلیدی موفقیت و بقای سازمان ها، شرکت ها و موتور رشد پایدار و سودآوری تلقی خواهد شد. در هر سازمانی تصمیمات مربوط به کاهش هزینه ها باید بر اساس شناخت و درک عمیق از تمام مراحل و فعالیت های سازمان باشد.مدیران باید هزینه هایی را که خلق ارزش می‌کنند و همچنین هزینه هایی که ارزش نمی آفرینند را شناسایی کنند.

مهم ترین حوزه هایی که آن ها را باید شناسایی و به خوبی مدیریت نمایند، عبارتند از: (برارنیا، ۱۳۸۶)

1. حوزه فن آوری

۲٫ حوزه نیروی انسانی

۳٫ حوزه تأمین کنندگان

۴٫ راهبرد

۵٫ حوزه مشتریان

۶٫ حوزه دارایی ها

• 1. روش های کاهش هزینه

بهترین روش کاهش هزینه ها در یک سازمان توجه به گزارش های امور مالی است که تمامی سرفصل های هزینه ای سازمان را تعیین و محاسبه ‌کرده‌است.

1. 1. تعدیل نیروی انسانی با در نظر گرفتن تغییرات راهبردی سازمان

1. 1. سازماندهی مشاغل سازمانی

1. 1. تعطیلات فصلی

1. 1. کاهش روزهای کاری در هفته

1. 1. کاهش پاداش مدیران

1. 1. پرداخت حق الزحمه مبتنی بر عملکرد بجای حقوق ثابت ماهانه

1. 1. کاهش در افزایش حقوق ها و هماهنگ کردن آن با برنامه های راهبردی شرکت

1. 1. رشد آهسته تر نیروی انسانی نسبت به درآمد سازمان

1. 1. افزایش مهارت کارکنان و چند مهارتی کردن آن ها

1. 1. تبدیل نیروهای تمام وقت به پاره وقت

1. 1. برون سپاری فعالیت ها از جمله کارهای واگذار شده به نیروی انسانی متخصص

1. 1. استفاده گسترده از فناوری اطلاعات و دورکاری

1. 1. استفاده مشترک از تجهیزات و تسهیلات سازمان

1. 1. توجه بیشتر به برنامه ریزی قبل از اجرای فعالیت ها

1. 1. کاهش رفت و آمدهای درون سازمانی کارکنان

1. 1. توزیع مناسب اطلاعات در سازمان و بهبود ارتباطات

1. 1. اجاره کردن حداکثری دارایی ها

1. 1. بهبود فناوری ها و استفاده از فناوری های نوین

1. 1. مدیریت چرخه تامین

1. 1. همسو کردن فعالیت ها با اهداف

1. 1. ماتریسی کردن هرچه بیشتر ساختار سازمانی

1. 1. افزایش یادگیری سازمانی و مدیریت دانش

1. 1. تسهیم هزینه های رفاهی و درمانی با کارکنان

1. 1. توسعه سیستم های مدیریتی تامین کنندگان

1. 1. از بین بردن فعالیت ها و منابع بدون ارزش افزوده

1. 1. کاهش جلسات، مأموریت‌ ها و سفرهای سازمانی

1. 1. کاهش حجم گزارش ها و کاغذبازی اداری

1. 1. مدیریت استخدام و به کارگیری نیروی انسانی

1. 1. کاهش هزینه های سربار

1. 1. جابجا نکردن نیروی انسانی بین قسمت های مختلف سازمان

1. 1. کنترل دقیق بودجه عملیاتی

1. 1. خرید به موقع و کم و کاهش حجم انبارها

1. 1. تعطیل کردن یک بخش یا واحد سازمانی

1. افزایش انعطاف در محصولات و خدمات و همچنین به کارگیری نیروی انسانی

   1. دشواری کاهش هزینه ها بعد از طراحی

دلایل این امر را به شرح زیر می توان برشمرد:

• • بسیاری از هزینه ها به هم وابستگی متقابل دارند و کاهش هزینه ها به طور سیستماتیک بیشتر اوقات غیر ممکن است.

• • تغییر روی فرایند ممکن است موجب بروز مشکلات جدید شود.

• • به کارگیری منابع گران بها روی کاهش هزینه ممکن است تیم را از اجرای مناسب آن منحرف کند.

• اگر منابع زیادی برای کاهش هزینه ها در نظر گرفته شود، پس:

1. 1. منابع برای کاهش هزینه به اندازه مکفی در اختیار نخواهد بود.

1. 1. این کار موجب جلوگیری از گذر از کارهای مهم اولیه به کارهای مهم ثانویه خواهد شد.