در باب چهاردهم قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی، اصطلاح «الکترونیک» در بند ۱ـ۱۴ به «فناوری دارای قابلیت‌های الکترونیکی، دیجیتالی (رقومی)، مغناطیسی، بی‌سیم، دیداری (بصری)، الکترومغناطیسی یا موارد مشابه»، تعریف شده است. قسمت اخیر بند با ذکر موارد مشابه، در واقع پیشرفت‌های آینده را لحاظ نموده و از قید انحصار در این زمینه خودداری ‌کرده‌است. به منظور تأکید بر وابستگی دفاتر اسناد رسمی فعلی و دفاتر اسناد رسمی الکترونیکی، بند ۲ـ۱۴ آن را به دفترخانه اسناد رسمی که به عنوان دفتر دارای قابلیت انجام ثبت الکترونیکی به ثبت رسیده، تعریف ‌کرده‌است (اسدی، پیشین، صص ۶-۷).

مطابق با قانون مذکور، مدرک الکترونیکی، در مفهوم عام شامل اطلاعاتی است که با وسایل الکترونیکی ایجاد، تولید، ارسال، ابلاغ، دریافت یا ذخیره شده باشد. همین تعریف، با مقداری توسعه در مفهوم، در بند الف ماده ۲ قانون تجارت الکترونیکی کشورمان برای «داده‌پیام» ذکر شده است. تعاریف مذکور به گونه‌ای دیگر دلالت بر قابل استناد بودن مدارکی دارد که وسایل الکترونیکی ‌در مورد آن ها به کار گرفته شده است (اسدی پیشین، ص ۵).

بند (الف) ماده ۲ قانون تجارت الکترونیکی کشورمان در تعریفی موسع از داده‌پیام که به غلط تمام عناوین مشابه همچون مدرک و سابقه الکترونیکی را نیز شامل می‌شود، آن را به صورت ذیل: «هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های جدید اطلاعات تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شود»؛ تعریف ‌کرده‌است. عبارت «فناوری جدید اطلاعات» دلالت بر آن دارد که مدارک الکترونیکی به آنچه که ماده احصاء ‌کرده‌است محدود نمی‌شود و امکان دارد در آینده مصادیق جدیدی برای آن ارائه شود (قانون تجارت، ۱۳۹۳، ماده ۳۱).

دفتر الکترونیکی سوابق ثبتی، در بند ۴ـ۱۴ قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی تعریف شده است. نظر به اینکه مطابق با بند ۱ـ۷ قانون مذکور و ماده ۱۹ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، دفاتر اسناد رسمی باید دارای دفاتر خاصی برای نگهداری سوابق اسنادی باشند که ثبت می‌نمایند، پیش‌بینی این دفاتر برای ثبت الکترونیکی نیز ضروری می‌باشد. قانون نمونه با لحاظ همین ضرورت، دفتر الکترونیکی سوابق ثبتی را به وسیله‌ای الکترونیکی که سابقه‌ای دارای تاریخ و منظم که اعمال ثبتی توسط سردفتر در آن درج می‌شود، تعریف ‌کرده‌است. به منظور جلوگیری از هر گونه خدشه ‌به این دفاتر، همانند دفاتر کاغذی، قانون نمونه در جزءهای شش‌گانه از بند ۴ـ۱۴ شرایطی را برای آن ها مشخص ‌کرده‌است (قانون قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴).

دسترسی به محتوای دفتر ثبت و درج هر گونه مطلبی از سوی سردفتر در آن، تنها با ارائه پاره‌ای اطلاعات بیومتریک امکان‌پذیر است؛ مشروط بر اینکه این داده ها با آنچه در حافظه دفتر وجود دارد، منطبق باشد. دفتر ثبت سردفتر باید به گونه‌ای طراحی گردد که افزودن یا کاستن از مندرجات آن پس از ثبت، از سوی سردفتر یا شخص دیگری غیرممکن باشد که البته در حال حاضر با فناوری ثبت آنی ‌به این مهم کم کم دست می‌یابیم نزدیک شده ایم و همینطور با اجرای قانون حدنگار (ماده ۷ ) به طور کلی دفتر الکترونیک به رسمیت شناخته شده و جایگزین دفتر ثبت سنتی می‌شود. باید امکان ورود، مشاهده، چاپ یا ‌رو گرفت الکترونیکی محتوای دفتر از سوی سردفتر وجود داشته باشد.

هر دفتری باید دارای نسخه پشتیبان باشد تا در صورت از بین رفتن یا نقص داده های اصلی به آن مراجعه شود.

باید امکان عکس گرفتن از امضای دستی یا اثرانگشت شخص یا سایر شناسه‌های بیومتریک و ذخیره آن به همان شکل واقعی، وجود داشته باشد.

دفتر ثبت سوابق الکترونیکی باید به گونه‌ای باشد که بتوان در صورت لزوم نسخه کاغذی یا الکترونیکی از تمام یا قسمتی از داده های بایگانی شده، امضاها و علایم بیومتریک تهیه کرد.

بند (۲) همان ماده مبین یکی از مزایای سند الکترونیکی در مقایسه با مشابه کاغذی آن است. زیرا افزودن و کاستن بر محتوای سند رسمی کاغذی، پس از پایان مراحل ثبتی آن، هم از سوی سردفتر و هم از سوی دیگر اشخاصی که بدان دسترسی دارند، امکان دارد و تنها با منع قانونی و ضمانت‌اجرا می‌توان این خطر را به حداقل رسانید. سند رسمی الکترونیکی، علاوه بر اینکه از مزیت اخیر (به دلیل حکومت اصول و قواعد حاکم بر اسناد رسمی)، بی‌بهره نیست؛ دارای این وصف بی‌همتاست که می‌تواند به گونه‌ای طراحی شود که علی‌الاصول و تحت شرایط معمول پس از ثبت و تأیید نهایی قابل تغییر، جعل و دستکاری نباشد (السان، پیشین، ص ۵).

در بند (۵)، مقنن امکان استفاده از شناسه‌های زیستی (مانند علایم ژنتیکی، DNA و..) را به جای امضای دستی یا مهر جوهری شخص به رسمیت شناخته است. بهرحال، این شناسه‌ها باید به نحوی بایگانی شوند که بتوان از طریق آن ها تشخیص‌هویت کرد. درعمل، دفاتر اسناد رسمی از اثرانگشت الکترونیکی‌شخص به دلیل ارزان بودن تهیه و ذخیره، کم‌حجم بودن،کاربرد زیاد آن‌در روابط تجاری و شناسایی آن در قوانین و مقررات و نیز قابلیت تهیه نسخه کاغذی از آن، بهره می‌گیرند.همچنین منحصربفرد بودن اثرانگشت هر شخص نسبت به دیگران، باعث می‌شود تا بتوان برای تشخیص هویت وی در تمام نقاط دنیا بدان استناد کرد (السان، پیشین، ص۶).

الزاماتی که برای دفتر ثبت الکترونیکی شمرده شد، دال بر تحمیل تعهدات جدید به مراجع ثبت الکترونیکی نیست. زیرا دفاتر ثبت سنتی نیز باید دارای این اوصاف باشند تا ثبت انجام شده از سوی ایشان، قانونی محسوب گردد. چنان که، ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، به طور ضمنی اکثر شروط فوق را در خود دارد. مطابق با این ماده، «اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آن ها تهیه می‌شود. به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگهداری شود. متعاملین می‌توانند از اصول اسناد رونوشت یا ‌رو گرفت اخذ نمایند (قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴)). در مواردی که نسبت به سند ادعای جعل و یا ادعای عدم مطابقت ‌رو گرفت یا رونوشت یا اصل سند شده باشد دفاتر اسناد رسمی مکلفند به درخواست مراجع صالح قضایی اصل سند را لاک و مهر شده موقتاً به مرجع قضایی ارسال دارند و هرگاه مراجع مذکور ملاحظه دفتر را لازم بدانند می‌توانند آن‌را در محل دفترخانه ملاحظه کنند» (جمال زاده، پیشین، ص ۸-۷).