فرانکلین دارای رویکردی مهم بوده است که این رویکرد را ‌می‌توان بدین شرح خلاصه نمود: « اگر می­خواهید از یک زندگی شکوهمند لذت ببرید داشتن زمان کافی مهم است. زمانی برای استراحت، زمانی برای تفکر ‌در مورد چیزها، زمانی برای انجام کار و نیز دانستن این نکته مهم است که آن­ها را به بهترین شکل و بر اساس توانایی خود انجام دهید. به خاطر بیاورید که فقط یک راه وجود دارد و آن این است که زمان کافی را برای فکر کردن و برنامه­ ریزی و انجام کارها بر اساس اهمیت فراهم کنید. ( مکنزی، ۱۹۷۸ ترجمه رضاپور ۱۳۷۳).

الک مکنزی در کتاب مدیریت بهره ­وری از زمان کنترل را چنین تعریف می­ کند: کنترل زمان بدین معنا است که این خود شما هستید که مشکل دارید نه شخص دیگری. این به معنای آن است که باید با همه توان بکوشید تا عادات جا افتاده را ترک کنید این به معنای آن است که باید بر کشش­های منفی طبیعت انسانی چیره شوید.

همچنین متخصصان دیگر که به طور اخص در زمینه مدیریت زمان مطالعه و پژوهش ‌می‌کنند عبارتند از: آلن بیکین، ماریون هاینس و پیتر فراست که مبانی نظری خویش را در کتاب­های « دام­های زمان » ، « چگونه زمان و زندگی خود را کنترل کنید» ، « اصول و فنون مدیریت زمان » ارائه کرده ­اند. آن­ها معتقدند که مهم­ترین و گرانبهاترین دارایی یک سازمان کارکنان آن هستند و گرانبهاترین دارایی یک انسان نیز زمان بسیار کوتاه است که در طول زندگی در اختیار دارد. ‌بنابرین‏ زمان جزء نادرترین منابعی است که چنانچه به درستی مورد استفاده قرار گیرد، تغییرات و تحولات به موقع را در تمام ارکان سازمانی به وجود ‌می‌آورد. ( جوادی، ۱۳۸۸).

مدیریت زمان به فعالیت­هایی گفته می­ شود که به استفاده­ مؤثر از زمان دلالت دارد و تصور می­ شود که بارآوری را آسان و استرس را کم می­ کند. یک ویژگی مشترک در میان تعاریف مدیریت زمان، برنامه­ ریزی رفتار است. (کلاسنز^[۶۸] و همکاران ۲۰۰۷ ).

۲-۲-۸٫ نظریه های مدیریت

شناختن عوامل ضایع کننده زمان از مهم­ترین اقدامات هر مدیر مدبری است. زیرا پیچیدگی مدیریت زمان و وابستگی آن به خلق و خوی مدیر و نحوه عملکرد همکاران، روسا، صاحبان کار و نوع کار، آن را بغرنج و دشوار می­سازد. اما شناختن و اولویت دادن به هر یک از عوامل و باز کردن گرهی از گره ­های این کلاف سردرگم، خود هنری است قابل تأمل و تعمق که مدیریتی همراه با شناخت و خلاقیت را می­طلبد. مدیریت زمان با تأکید بر انضباط فردی و گروهی و بهره ­وری بهینه از وقت به ما امکان می­دهد که خلاقیت خود را به خدمت بگیریم تا ضمن نجات از استرس­های کسالت بار روزمره، مدیری موفق باشیم. در گذشته، زمان ‌به این درجه اهمیت نداشت. اما امروزه هر لحظه از زمان آبستن حوادث و تحولات شگرف است. پس برای همگام و همراه بودن با تحولات باید با مدیریت بر لحظه لحظه زمان به اهداف­مان دست یابیم، کارهای مهم تر را انجام دهیم، ارزش­ها را بشناسیم، تعادل را حفظ کنیم، استرس را کاهش دهیم، به جای کار بیشتر، دقیق­تر کار کنیم، زمان را تحت کنترل خود درآوریم و با کارایی بالاتر عمل کنیم. ( محمدیون، ۱۳۸۴).

رابینز یکی از صاحب­نظران مدیریت است که به دو نوع « زمان» اعتقاد دارد: یکی زمان غیر قابل کنترل و دیگری زمان قابل کنترل.او می­گوید، بسیاری از مدیران نمی ­توانند تمام وقت­شان را کنترل کنند، آن­ها پیوسته و روزمره به بحران­های ناگهانی، واکنش نشان می­ دهند. وقت عمده مدیران صرف پاسخ­گویی به درخواست­ها و تقاضاها و همچنین توجه به مسایل و مشکلاتی می­ شود که دیگران ایجاد کرده ­اند. این نوع زمان را نمی­ توان کنترل و مدیریت کرد. در مقابل بخشی از وقت آدمی قابل کنترل است. بسیاری از پیشنهادهای مطرح شده برای مدیریت زمان، مربوط به استفاده از زمان قابل کنترل است. زیرا بخش کنترل پذیر وقت آدمی قابل مدیریت کردن است. (رابینز( بی تا) ، مترجمان پارسائیان، اعرابی، ۱۳۸۳).

الک مکنزی ( ۱۹۷۸ ) در مقاله­ای تحت عنوان « مدیریت زمان : از اصل تا عمل» درباره اصول مدیریت به طور اعم و مدیریت زمان به طور اخص صحبت می­ کند. او می­گوید: « بیشتر مدیران و دانشجویان ما اصول مدیریت زمان را نمی­دانند. وی در این مقاله توصیف می­ کند که چگونه دانشجویان باید برنامه ­های مدیریت زمان را طراحی کنند. یک اصل مهم که نه تنها در مدیریت زمان، بلکه به طور کلی در مدیریت به معنای عام باید مدنظر هر دانشجویی باشد، پرهیز از واقع­گرایی و مطلق­نگری است. هر قدر که دانشجو در اجرای کاری دقت و انرژی به خرج دهد، نتیجه صددرصد حاصل نخواهد شد. ‌بنابرین‏ مدیر باید به جای وسواس داشتن، وظایفی را که بر عهده دارد تنها در حد خواسته شده و استاندارد انجام دهد. در واقع جوهر مدیریت زمان این است که بهترین و پر انرژی­ترین اوقات خود را صرف مهم­ترین کارها کنید تا به بیشترین نتیجه مطلوب برسید. (مکنزی، ترجمه رضاپور۱۳۸۴).

اَلک مکنزی می­گوید: هر کس تلاش بیشتری به عمل آورد می ­تواند روزانه دو ساعت وقت صرفه­جویی کند. یعنی ده ساعت در هفته، ‌به این ترتیب هر ماه یک هفته و هر سال ۱۲ هفته زمان اضافه دارید و در طول یک سال هر فرد می ­تواند سه ماه وقت کاری اضافه داشته باشد. وی می­گوید: تصورکنیدکه اگردرهر سازمان هر فردی در تقویم سالانه­اش ۱۵ ماه داشته باشد چه کارها که نمی­تواند انجام دهد. (خاکی ۱۳۸۲). با این حساب ‌می‌توان متوجه شد که استفاده از اصول مدیریت زمان چقدر می ­تواند در بهبود منافع اقتصادی و اجتماعی جامعه تأثیر داشته باشد.

الک مکنزی در جای دیگری می­گوید: « ارزش واقعی مدیریت زمان عبار است از ارتقای تمامی ابعاد زندگی ما، به تعبیر دیگر ارمغان مدیریت زمان برای ما زمان بیشتر نیست، بلکه زندگی بهتر است. ( نجف بیگی، ۱۳۸۱ )

میلر^[۶۹] ( ۱۹۸۵ ) و دیلون^[۷۰] ( ۱۹۸۱ ) بیان ‌می‌کنند : زمان تنها منبعی است که به محض دستیابی به آن می­باید مصرف شود و آهنگ مصرف آن هم ثابت است، شصت ثانیه در هر دقیقه و شصت دقیقه در هر ساعت. ‌به این ترتیب ما نمی­توانیم زمان را اداره کنیم، بلکه فقط می­توانیم رابطه خودمان بازمان را اداره نماییم. ‌به این تعبیر، مقدارزمانیکه دراختیارماست قابل کنترل نیست و ما فقط می­توانیم نحوه استفاده از آن را کنترل کنیم. ما همچنین ‌در مورد مصرف شدن اصل زمان اختیاری نداریم، بلکه فقط نحوه مصرف آن به ما مربوط می­ شود. زمانی که تلف کرده­ایم، دیگر از دست رفته و قابل جایگزینی نیست. ( کرمی مقدم، ۱۳۷۷).

لوتارسی ورت می­گوید: مدیریت زمان روش­های نوینی را به ما نشان می­دهد تا :

۱- دیدگاه بهتری به کارهای وابسته به یکدیگر و اولویت­ها به دست آوریم.

۲- فرصت­های بیشتری برای خلاق بودن ایجاد کنیم تا به جای منفعل بودن، مبتکر باشیم.

۳- با فشارهای روحی و استرس دست وپنجه نرم کنیم، آن را کاهش دهیم و از آن اجتناب ورزیم.